Administración

Cada proyecto tiene su página de ajustes de Lacre, «Lacre en este proyecto»: en los ajustes del proyecto de Jira, la entrada «Lacre». Desde ella se configura cómo se sella en el proyecto y se sacan las evidencias para el auditor.

Quién puede verla

Solo quien administra el proyecto o administra Jira. Lacre se lo pregunta a Jira, con la cuenta de quien abre la página, cada vez que la carga y cada vez que guarda; cualquier otra persona ve «Solo quien administra el proyecto o Jira puede ver y cambiar estos ajustes.»

En un sitio con el plan Free de Jira, todos los usuarios administran los proyectos, así que todos pueden cambiar los ajustes de Lacre, exportar los sellos y borrar los datos del proyecto. Si eso no conviene, hace falta un plan de Jira con permisos de proyecto.

Activar y desactivar

«Lacre activado en este proyecto» está marcado por defecto. Desactivado, el panel de las incidencias no deja marcar ni sellar, pero sigue enseñando los sellos ya hechos, «Verificar» sigue funcionando y las alteraciones se siguen anotando, para que no quede un hueco en las evidencias.

Idioma del panel

«El de cada usuario» (por defecto) enseña el panel en el idioma de cada persona. Con «Español» o «Inglés», todos ven la lista y sellan en ese idioma, y las evidencias del proyecto quedan en uno solo: cada sello guarda los textos de la lista en el idioma en que se selló.

Lista de comprobación

El proyecto empieza con la lista por defecto. Se puede cambiar en «Lista de comprobación»:

• hasta 12 puntos, cada uno con su «Texto en español» y su «Texto en inglés» (los dos son necesarios);
• «Obligatorio» marcado o no: los obligatorios hay que marcarlos para sellar;
• «Subir» y «Bajar» cambian el orden; «Quitar» quita el punto; «Añadir un punto» añade uno al final;
• «Volver a la lista por defecto» deshace los cambios de la lista.

Cambiar la lista no cambia los sellos ya hechos: cada sello guarda la lista con la que se hizo. Lo que sí cambia es lo que no se ha sellado todavía: un punto nuevo, o uno cuyo texto se ha editado, cuenta como un punto distinto, así que las marcas que tuviera en incidencias aún sin sellar se pierden y hay que volver a marcarlo. Así una marca nunca pasa a un texto que quien marcó no leyó. Si alguien tiene el panel abierto mientras cambia la lista, al sellar le avisa de que la lista ha cambiado y le enseña la nueva.

Quién marca, sella y aprueba

• «Roles del proyecto que marcan y sellan»: hasta 20 roles de proyecto de Jira. Sin ninguno, puede marcar y sellar cualquiera que vea la incidencia.
• «Roles del proyecto que aprueban»: hasta 10. Sin ninguno, nadie aprueba.
• «Exigir aprobación previa en riesgo ALTO»: con el riesgo alto, la comprobación no se puede sellar hasta que alguien con un rol que aprueba haya sellado la aprobación previa (cómo funciona). Hace falta al menos un rol que apruebe.

Los roles los da Jira: Lacre comprueba con Jira, en cada marca, sello y aprobación, que la persona tiene uno de los roles elegidos en el proyecto. Lacre no impide que la misma persona tenga un rol que sella y otro que aprueba: si las funciones deben estar separadas, asígnalos a personas distintas. Si un rol elegido se borra en Jira, la página lo marca como «ya no está en el proyecto».

Campos personalizados en el sello

Por defecto, el sello guarda los campos de sistema de la incidencia (título, descripción, estado, persona asignada, prioridad, versiones…). En «Campos que se sellan» se añaden hasta 50 campos personalizados del proyecto, que entran en lo que se sella y, si cambian después, marcan el sello como alterado. Solo se ofrecen campos de texto de una línea, URL, número, fecha, opciones o etiquetas: nunca campos de personas ni los que Jira cambia solo. El cambio vale para los sellos que se hagan desde entonces.

Guardar

«Guardar» guarda todos los ajustes a la vez, y debajo se ve quién hizo la última modificación y cuándo. Si otra persona ha guardado mientras tanto, la página no pisa sus cambios: enseña los de ahora, sin perder lo que cambiaste, para que los revises y vuelvas a guardar. Cada guardado queda en el registro de actividad.

Si alguna vez los ajustes guardados no se pueden leer, Lacre no los usa y, mientras tanto, no se marca ni se sella en el proyecto. La página ofrece entonces «Restaurar los ajustes por defecto»: la configuración guardada se pierde y Lacre queda desactivado hasta que revises la lista, los roles y los campos y lo actives. La restauración también queda en el registro.

Exportar los sellos

«Exportar los sellos» prepara un archivo con los sellos del proyecto firmados entre dos días, los dos incluidos. Los días van en UTC: un sello firmado el 1 de marzo a las 00:30 en Madrid (23:30 UTC del 28 de febrero) entra en el 28 de febrero. Por defecto se ofrece del 1 de enero del año en curso a hoy.

Entran los sellos hechos en el proyecto, aunque después haya cambiado de clave o la incidencia esté hoy en otro proyecto. Solo van en el archivo los de incidencias que tú puedes ver en Jira; los de incidencias con nivel de seguridad que no ves, o borradas, se cuentan aparte y no se exportan.

Hay dos formatos:

• JSON («JSON: los registros completos»): cada sello con su registro entero, su hash, su alteración si la tiene y la descripción de la incidencia tal como se selló. Es el que sirve para verificar: cada sello, guardado en su propio archivo, se comprueba con el verificador de Lacre, y el archivo cita la guía de verificación.
• CSV («CSV: una fila por sello»): para una hoja de cálculo, con el identificador, la incidencia, el tipo, el riesgo, el rol que aprueba, quién firmó y cuándo, el estado, los campos alterados y los hashes.

Pulsa «Preparar el archivo» y, al terminar, «Descargar». La página va leyendo los sellos por páginas y dice cuántos lleva; «Cancelar» la para y, si algo falla, «Reintentar» sigue desde donde se paró. Si el navegador no puede armar el archivo, prueba con un periodo más corto. Cada exportación queda en el registro de actividad.

Sobre el CSV:

• El nombre de cada firmante va en una columna aparte, «signerName (resuelto en la exportación)»: es el que da Jira al exportar, no el que tenía al sellar. El sello guarda el identificador de la cuenta, que no cambia.
• Una celda que empieza por =, +, - o @ lleva un apóstrofo delante, para que la hoja de cálculo la lea como texto y no como una fórmula.
• Al final van las filas especiales: unreadable, una por sello que no se pudo leer, con su clave en el almacén, y restricted, una por sello de una incidencia que no puedes ver, sin más datos.
• El archivo va en UTF-8 y separado por comas. Una hoja de cálculo configurada en español puede abrirlo todo en una columna con un doble clic: ábrelo con «Datos > Desde texto/CSV» (o la opción de importar de tu programa) y elige la coma como separador.

Hoja de evidencia de un sello

«Hoja de evidencia de un sello» prepara, de un sello concreto, una página para imprimir o guardar en PDF y dársela al auditor. Escribe la «Clave de la incidencia» (de este proyecto), pulsa «Ver los sellos» y, en el sello que quieras, «Preparar la hoja».

La hoja trae el sello (incidencia, tipo, riesgo, quién y cuándo, orden, estado y alteración), la lista sellada con quién marcó cada punto, la incidencia como se selló, la descripción guardada, la verificación y el registro canónico entero.

• El veredicto solo sale en verde si el sello coincide con su registro y el siguiente sello de la incidencia, si lo hay, encadena con él. Si no, dice que no se puede dar por bueno y por qué.
• «Imprimir o guardar en PDF» abre el diálogo de impresión del navegador, en tamaño A4.
• «Descargar el sello en JSON» descarga el sello en un archivo para recalcular su hash con el verificador. Para recalcularlo vale ese archivo, no el papel ni el texto copiado del PDF.
• Los nombres son los que da Jira al preparar la hoja, junto al identificador de cada cuenta.
• Los caracteres invisibles o que cambian el sentido de la escritura se ven por su código (U+…), para que nada del registro quede oculto.

Cada hoja preparada queda en el registro de actividad.

Registro de actividad

«Registro de actividad» enseña, con quién y cuándo (en UTC), de lo más reciente a lo más antiguo:

• los cambios de los ajustes, con los valores nuevos (de la lista, cuántos puntos y cuántos obligatorios) y las restauraciones;
• las exportaciones de los sellos, con el formato y los días;
• las hojas de evidencia preparadas, con la incidencia y el sello;
• las exportaciones del propio registro.

Pulsa «Ver el registro»; salen de cincuenta en cincuenta («Ver más») y «Volver a leer» lo actualiza. Las entradas no guardan texto de las incidencias, y los nombres son los que da Jira al leer el registro. Las entradas sobre incidencias que no puedes ver en Jira solo se cuentan. «Exportar el registro (CSV)» lo descarga entero, con el nombre en una columna aparte («actorName (resuelto en la exportación)») y con el mismo cuidado con las fórmulas que el CSV de los sellos.

Borrar los datos de Lacre de este proyecto

Al final de la página, «Borrar los datos de Lacre de este proyecto» borra del almacén de la app lo que Lacre guarda del proyecto. No se puede deshacer, así que antes exporta los sellos y el registro de actividad: después del borrado, esos archivos son la copia que queda.

Se borran:

• los sellos hechos en el proyecto, también los de antes de un cambio de su clave y los de incidencias que ya no existen, con sus alteraciones y las descripciones guardadas;
• el estado de las listas que estaban a medio marcar;
• el registro de actividad del proyecto.

Se conservan:

• los sellos de incidencias que hoy están en otro proyecto, porque su panel los sigue enseñando;
• los sellos anteriores a un sello de otro proyecto en la misma incidencia: la cadena de una incidencia es una sola, y borrarlos rompería la del otro proyecto;
• las copias de cada sello en sus incidencias (las propiedades lacre.seal de Jira): están en el Jira de tu organización y se borran desde allí;
• los sellos hechos en otro proyecto, que no se tocan.

Para confirmar, escribe la clave del proyecto y pulsa «Borrar todos los datos de Lacre de este proyecto». Al empezar, Lacre se desactiva en el proyecto y sus ajustes vuelven a los de por defecto, para que nadie selle mientras se borra. «Parar» detiene el borrado (lo borrado no vuelve) y «Seguir con el borrado» lo termina. Al acabar, la página dice cuántos sellos, estados y entradas ha borrado y cuántos sellos ha conservado. El borrado queda anotado, con quién lo pidió y cuándo, en el registro de la instalación, fuera del proyecto. Para volver a usar Lacre en el proyecto, actívalo arriba.

Desinstalar la app

Al desinstalar Lacre, Atlassian borra el almacén de la app 28 días después. Las copias duraderas de las evidencias son las exportaciones y las propiedades lacre.seal de cada incidencia, que se quedan en Jira.

Sin suscripción activa

La página de ajustes funciona entera aunque la suscripción del sitio no esté activa: se puede exportar, preparar hojas de evidencia y borrar. Lo que se para es marcar, sellar y aprobar en el panel. La suscripción la activa un administrador del sitio en la gestión de apps de Jira.